<div dir="ltr"><span style="font-size:12.8px">Friends and neighbors,</span><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">I write to address the email Council Member <span>Ebbeler</span> sent recently under the title "Executive Order/Town's Financial Position."  I share the belief that the issues discussed are important, but the facts that I and the rest of the council know are very different. </div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">1. Let me start by stating that we have a town government that functions as a deliberative body meeting at regular times in Town Hall. The meetings are open to the public and provide opportunities for people to comment and ask questions at every meeting.  We do not have a government run by an email list. </div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">Every single thing that the council member mentioned in his email has already been addressed in open meeting, under the rules of our government.  He is apparently dissatisfied because the other 5 members of the council don't agree with him, in large part because they know that his points are either invalid, or down right untrue.</div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">2. Regarding this years budget. Yes, we suffered the loss of a significant amount of revenue. However, we will certainly end the year without overrunning the appropriated revenue. The monthly reports cited clearly shows there is no danger of not ending the year clearly in the black. The next ones that will be available after the reconciliation process on Friday will clearly show the same thing. </div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">For the coming year the budget I will submit to the council and public on May 2 will be lean, set priorities that will be sustainable in the following years, and continue all town services at the high levels we all have come to appreciate and expect. Yes there will be some hard choices to make, but none that are substantially influenced by whether we have a town manager vs. a town administrator. By the way, the council will begin its formal deliberations on my budget proposal on Saturday May 21 completely open to the public and your comments, and have several more meetings dealing with it before passing their budget in June.</div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">Also know that we have a "rainy day fund" with substantially more money than the equivalent of three months of operating expenses which we always try to have on hand. The recently released audit  of FY 2015 made clear we had a General Fund (operational) balance of $2,616,418  (equivalent to almost 6 months of expenditures)  and a total fund balance of $4,350,698. Incidentally the 2015 audit we received last month revealed NO warnings or major concerns.</div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">3. Regarding the Executive Order I issued last week CM <span>Ebbeler</span> left out an essential detail: any expenditures that I reject, will be reported to the council so the council can make the ultimate decision. The order was acceptable to all 5 other council members who chose not to falsely mischaracterize it.</div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">4. It is false to state that the proposed legislation to move to a Council Manager form of government has been hurried. The general move has been public since January and the specific legislation has been out since March 7.  The issue has already been open to discussion on at least 3 meetings and will be open to public comment and amendment by the council prior to taking action on legislation this coming Monday. <u>Furthermore, our charter only allows 60 days to consider charter amendments and ordinances, once they they have been introduced.</u></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">I have made clear to all involved that I would be happy to add an additional meeting if it seemed needed; but to date there has been plenty of time in the three meetings already held.  Here is what has happened so far: </span></div><div style="font-size:12.8px"><ul><li style="margin-left:15px">Work session <u>March 28 </u>had this legislation as top priority.  There was significant public participation; virtually all of it was generally favorable to the legislation, though there were concerns about specific items and suggestions for improvement.  We did not leave the topic until everyone present had finished speaking and no one else came forward to continue the conversation.  </li><li style="margin-left:15px">Legislative meeting April 4. The council discussed the legislation at length, but there were only two members of the public there to discuss the issue.  Councilman <span>Ebbeler</span> <u>was not there </u>and he made no request to participate in any way via electronic means.</li><li style="margin-left:15px">Work session April 25 the legislation was on the agenda, but no one from the public commented on the legislation when we got to it. Councilman <span>Ebbeler</span> <u>left early prior to the council taking up that item</u>.</li></ul></div><div style="font-size:12.8px">I know that Council members Thompson, <span>Lingua</span> and Henry have had substantial conversations with members of the community in person, via email and through their official reports. I have done the same.</div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">It therefore seems clear that that the public has had substantial opportunity to review, digest, question and suggest improvements or opposition to the proposed changes and when coupled with the upcoming opportunity this coming Monday evening there is no reason to add more meetings or postpone action based on the false statement that this has been "hurried". </div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">5. Since the move has clearly not been hurried, there are very good reasons to move forward.</div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px"><ul><li style="margin-left:15px">Most importantly "not knowing" of pending government reforms is by its nature a concern, often down right disconcerting,  to all town staff. We need to know what is going to happen and get on with it--if we are going to make the change lets do it, if not lets know it and get back to business as usual.</li><li style="margin-left:15px">Prolonging issues simply to prolong them also tells everyone that we are doing business with (regional governments, utilities, potential economic development partners, neighboring towns, businesses etc) that we can't make a decision and aren't worth talking to until we do.</li><li style="margin-left:15px">If some concern is to surface at the legislative meeting Monday the council can of course postpone action. However, as stated already, our Charter gives us 60 days to act with the clock starting with introduction on March 7, so the council would need to act by the end of that week.  Clearly our charter does not like to have issues, even important ones, drag on too long, for exactly the reason's stated previously. </li><li style="margin-left:15px"><u>A new fact that also suggests that we need to reach a conclusion is the current town administrator's contact expires June 30 and I have told her that I will not support renewing it. I held open negotiating a temporary contract contingent on the town manager legislation passing, and her applying for that position. She informed me that she will not seek an extension and that when her contract expires she will be leaving town service. Therefore we will be in the search for a new senior staff member whether it is an "administrator" or a "manager" is the only question, and one that needs to be settled promptly. </u></li></ul></div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">6. The assertion that a town manager is inherently more expensive than a town administrator has already been dealt with and debunked. Evidence from throughout Maryland makes clear that the most substantial determinant is the town's/population and budget expenditures, not manager vs. administrator. </div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">7. Councilman Thompson's report in this months Town Crier, based on research around Maryland, thoroughly debunks other inaccurate claims such as: only larger cities have managers as opposed to administrators; and that the review of staffing will have any relevant application to the question either. Furthermore, the total size and expense of General Government (the department currently headed by the town administrator) is not going to change because of this move in any substantial way if it is headed by the Town Manager instead. </div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px"><font size="4"><b><u>To Conclude:</u></b></font> </div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">What is clear is that it is time for one more discussion of the substance of the  Council/Manager legislation and then an up or down vote. Please come to the meeting Monday, and all of our meetings, and get the whole story for yourself.  <span style="font-size:12.8px">The <u>first order of business Monday will be the proposed legislation to move to Council/Manager form of government.</u></span></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Best wishes,</span></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px"><span>Vernon</span></span></div><div style="font-size:12.8px"><div style="margin:2px 0px 0px"><div><img src="https://ssl.gstatic.com/ui/v1/icons/mail/images/cleardot.gif"></div></div></div>-- <br><div>Vernon Archer, Mayor<br>Town of <span>Riverdale</span> Park, <span>Maryland</span></div>
</div>